Rosen Law FirmはVonage Business Communicationsを使用して時間と資金を節約。

ビジネスコミュニケーションのケーススタディ：Rosen法律事務所

Rosen法律事務所では、必要な機能を欠き、柔軟性が低く、非常に高価な古いシステムが使用されており、毎年このソリューションを使い続けるかどうかを決める必要がありました。クラウドでホストされているVonage Business Communicationsを導入することで、Rosen法律事務所では通話の録音やモバイルアプリなどの強力な機能を使用できるようになりました。またそれにより、従業員の機動性が向上し、就業時間とトレーニングの効率性が高まる一方で、コストを削減し、サービスとサポートを1種類の月額パッケージにまとめることができました。

1日分の通話録音で従業員1人のスキルをたった1日間で改善できます。文字通り、これは[当社の電話サービス]の1年分に値します。

Lee Rosen

Lee Rosenは家族法専門の弁護士であり、米ノースカロライナ州全域に複数の事務所を構えています。LeeとRosen法律事務所の従業員は、Vonageビジネスを自社でホストする電話サービスソリューションとして利用しています。これはブロードバンドが利用できる場所ならばどこからでも利用可能なうえ、高品質の音声でクライアントと通話できます。Rosen法律事務所について詳しくは、www.rosen.comをご覧ください。

クラウドホスティングにより、ITニーズとコストを削減

数年前、Rosen法律事務所ではon-premiseのソリューションを使用していました。当時使用していたWindows^®サーバーは、ITスペシャリストに払う料金、スペースの制限、光熱費、頻繁なシステムの変更に伴う手間などの、オンサイト設置に伴うあらゆる問題を抱えていました。技術者を事務所に呼んでサーバーごとにシステム変更を実施してもらう料金を支払うだけでなく、電話サービスプロバイダーにも電話料金とは別にサポート料金を支払う必要がありました。

「Vonageビジネスが非常に優れているのは、追加料金なしで常に新しい機能が加わる点です。まるで数か月に一度の特典のようです。我々のほとんどがソリューションを購入すること、新しく買い換えるまでは古いソリューションで我慢することに慣れていたため、これは驚異的でした」

簡単にアクセスできるポータルにより、柔軟性が向上

Rosenによれば、古いソリューションからVonageへの切り替えは非常にスムーズで、サービスを中断することもなかったということです。Rosenは、会議室に従量制の内線、ほとんどの従業員の電話に無制限の内線、リモートで働く従業員に仮想の内線をそれぞれ選択しました。

「内線電話の調整に、ほとんど時間はかかりません。ログインして、変更して「OK」をクリックしたら終わりという、非常に簡単な作業です。数分ですべての回線の設定を変更できます」

Rosen法律事務所はかなり小規模なため、Vonageビジネスの管理は事務スタッフが担当しています。内線のカスタマイズや機能の使用法について他の従業員から質問があっても、Rosenによれば、この事務スタッフが素早く簡単に答えることができるそうです。

「オンラインポータルを使うのは、オンラインゲームをプレイするくらい簡単です。当事務所のスタッフは数分でポータルの使い方を把握しました。稼動中のトラブルもまったくありません」

容易なカスタマイズと最高レベルのカスタマーケア

ユーザーポータルのトレーニング後、Rosen法律事務所の従業員は、システムにログインして、ボイスメールや「着信を逃さない」機能の設定を自分たちで簡単に変更できることに気づきました。また、Rosenは、複雑な問題が起こるとカスタマーケア部門がエンドユーザーをサポートして、問題解決まで導いてくれることにも気づきました。

「カスタマーケアスタッフの対応や姿勢には非常に満足しています。問題解決をサポートして、解決策を見つける手助けをしてくれるおかげで、前に進むことができます。他のプロバイダーにたらい回しにされることがありません」

機動性の向上による弁護士のワークスペースの拡大

ほとんどのRosen法律事務所のユーザーは、常に事務所にいるわけではありません。出張のためにカフェや裁判所などリモートで作業をすることが多いため、連絡を取るためにモバイルアプリやソフトフォンの使用が役立ちます（モバイルデータ料金が加算される場合があります）。

通話記録を使用して、手頃な価格で簡単にトレーニングを実施

Rosen法律事務所がVonageビジネスに移行する前と後の最大の違いは、電話にかかっていたコストを半分に削減できたことです。また、Rosenは通話録音サービスにも加入しました。これは組織全体で使用できるサービスで、通話からコミュニケーションの良い点と改善点を特定し、新人スタッフや既存の従業員のトレーニングに活用できるものです。

「通話録音は、企業の利益向上に直結する機能です。この機能により、通話を聞き、従業員と話し合い、改善の経過を刻々と観察して利益を向上できます。1日分の通話録音で従業員1人のスキルをたった1日間で改善できます。文字通り、これは[当社の電話サービス]の1年分に値します。

世界中のオフィスをつなぐ

Rosen法律事務所では、運営スペシャリストが、スペイン、アラスカ、アルゼンチン、エジプトなど幅広く現地に赴き、十分なコミュニケーションを保って地球の反対側にいる従業員とのやり取りを管理してきました。同事務所は優秀な人材を引きつけ、逃しません。Rosenによれば、別の州に引っ越した事務所の幹部弁護士も、そのまま同事務所で働き続けることができたといいます。これは従来の電話システムでは得られなかった人事機能によるものです。従業員は、事務所の運営に影響を与えたり、プロフェッショナルとしての立場を損なうことなく、好きなときに移動できます。

Vonageによりビジネスが改善

Rosen法律事務所は、電話システムにかかる何百ドルものコストを削減しました。また、レポーティング機能とトレーニング機能を拡充し、効果的な労働力を構築しました。さらに、移動を容易にする機能により、従業員のワークライフバランスが向上しました。「携帯電話を使ってリモート作業ができます」Rosenは言います。「コンピュータと電話が組み込まれたデバイスで、そうした追加機能を使えるのは、大きな違いを生みます。使い慣れたツールを目の前に、オフィスにいる感覚で作業できるのです」